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Kundenwunsch

Erneuerung des Backoffice ja – aber bitte nur, wenn maximale Flexibilität bleibt!

Spricht man mit Leasinggesellschaften über das ThemaDigitales Backoffice, so sind viele nach wie vor skeptisch, wenn es darum gehtdas Backoffice anzufassen. Man ist froh, wenn die bestehenden Systeme laufen, selbst wenn sie veraltet sind und aufgrund von Insellösungen, die nur schwer zusammenspielen, viel manuelle Arbeit erfordern. Schließlich sind Themen wie Vertragsverwaltung im Leasing gedanklich nach wie vor mit IT-Großprojekten verknüpft. Die Konsequenzen von IT-Großprojekten kennt und fürchtet aber mittlerweile jeder.

„Früher“ war es üblich, alle Funktionalität in monolithischen Systemen abzubilden – mit Technologien, die zwischenzeitlich überholt, kaum noch verfügbar und/oder in der Wartung zu teuer geworden sind, sich aufgrund des Mangels an Programmierern und Dokumentation kaum noch anpassen lassen und daher nicht mehr modernen Anforderungen entsprechen – sei es aus dem Markt und Kundenverhalten, sei es aus einer immer weiter reichenden Regulatorik resultierend.

Wie also den Aufbruch in eine moderne Welt schaffen, ohne das Unternehmen durch ein „Großprojekt“ auf Jahre lahmzulegen? Das operationelle Risiko eines solchen Vorgehens und die Notwendigkeit, das gesamte Unternehmen auf ein neues Core-System einzustellen, lässt viele im Status quo verharren – ohne Perspektive auf eine Besserung.

Ein neues System wird gewünscht, ja. Aber bitte dabei flexibel bleiben!

Herausforderung für Anbieter

Operation am offenen Herzen

Anders als Unternehmen, die „greenfield“ (auf der grünen Wiese) starten, haben etablierte Leasinggesellschaften einen – in der Regel umfangreichen – Vertragsbestand und über die Jahre spezifische Usancen für ihre und mit ihren Kunden entwickelt. Migration und Abbildung aller Spezifika sind keine geringen Herausforderungen für die Erneuerung des zentralen Systems einer Leasinggesellschaft, das einerseits den Zahlungsverkehr, das aufsichtliche Meldewesen, das Controlling und Risikocontrolling selbst oder über Schnittstellen zu marktüblichen Lösungen sicherstellen muss, und andererseits nach Customer Onboarding und Antragsprozessen „befüllt“ wird mit neuen Verträgen, die es zu verwalten und zu bewirtschaften gilt – auch hier mit wachsenden Anforderungen aus zunehmend differenzierteren Produkten an Buchhaltung und Bewertung (IFRS) sowie an die Abbildung von Vertragsanpassungen, vorzeitigen Ausläufen oder Ablösungen.

Dem kann nur durch ein Projekt- und Vorgehensmodell entsprochen werden, das Rückgriff nehmen kann auf eine moderne (Business- und IT-)Lösung mit einer State-of-the-Art-IT-Architektur und das prozessual die notwendigen Workflows passend abzubilden in der Lage ist.

Lösungsweg

Stabiler Backbone, aber Offenheit nach allen Seiten

1. Nutzung von Industriestandards

2. Einfache Integration in weiterhin bestehende IT-Landschaften

3. Offene Schnittstellen für Best-in-Class-Services-Prozessteuerung

4. Flexible Workflows als Erfolgsfaktoren

Business Case

Digital Onboarding B2C

Auch wenn sich zusehends immer mehr Unternehmen der Digitalisierung des B2B-Geschäfts widmen, bleibt Digital Onboarding im B2C-Bereich ungebrochen wichtig. Ein perfektes Digital Onboarding hat sich hier mittlerweile zum Standard herausgebildet bzw. gilt als existenziell. afb Application Services war eines der ersten Unternehmen, das den Prozess von der Orientierungsphase bis hin zum Vertragsabschluss komplett digital und medienbruchfrei abgebildet hat.

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Digital Onboarding B2B

Aktuell beschäftigt sich ein großer Teil der Finanzdienstleister mit Digital Onboarding, deren Geschäftsmodelle auf dem B2B-Geschäft gründen. Mithilfe von afb können auch im B2B-Bereich tätige Unternehmen den Prozess digital gestalten. Dabei beschränkt sich die Digitalisierung nicht nur auf das Onboarding. Auch das täglich stattfindende Folgegeschäft wird digital und wesentlich effizienter.

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Digitale Refinanzierung

Finanzdienstleister wünschen sich zusehends, Refinanzierungspakete auf Knopfdruck ermitteln zu können. Es ermöglicht Antragstellern, sich bedarfsgerechter zu refinanzieren und flexibler auf die komplexer werdenden Ankaufspolicies der Refinanzierer zu reagieren. afb hat dafür eine schlanke IT-Lösung entwickelt.

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Digitale Immobilienfinanzierung

Sie suchen nach einer Lösung, mit der Sie den Kunden begeistern wollen? Der Interessent hat bei einer digitalen Immobilienfinanzierung die gleichen Erwartungen an das „Einkaufserlebnis“, wie er es bereits vom digitalen Kauf von Konsumgütern gewöhnt ist. Er will komfortablen Zugriff auf alle Finanzierungsoptionen, medienbruchfrei, keine Wartezeiten usw. Mit dieser Lösung können Sie die Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen und sie gewinnen.

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Digitale Fahrzeug- und Produktdaten

Moderne ERP-Systeme für Kredit und Leasing benötigen eine umfassende, aktuelle und homogene Datenbasis, um die Effizienz der Prozesse und Qualität der Entscheidungen zu gewährleisten. In unserer Rolle als ganzheitlich agierender Innovations- und Transformationspartner stellen wir bereits seit Jahren eine maßgeschneiderte und systemoptimierte Datenversorgung für die Kunden unseres umfassenden afb Credit Management Systems (afb-CMS) sicher.

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Business Case

Maturity CheckUp

Mehr denn je ist es überlebenswichtig, so digital wie möglich zu sein. Diejenigen Unternehmen, deren Prozesse digital funktionieren, sind flexibler und robuster als diejenigen, bei denen das nicht der Fall ist. Deshalb lohnt es sich, den eigenen digitalen Status neu zu überprüfen. Mit dem afb Digital Maturity CheckUp steht Ihnen ein schlankes Beratungstool zur Verfügung, das in seiner Durchführung und dem angestrebten Ergebnis auf diese Fragestellung zugeschnitten ist.

Business Case

Future-IT-Architecture

Kann Ihre IT mit den exponentiell ansteigenden Anforderungen, die durch König Kunde, steigenden Innovationsdruck, zunehmende Sicherheitsbestimmungen und stetig wechselnde Regulatorik hervorgerufen werden, Schritt halten? Treibt diese Frage auch Ihnen die Sorgenfalten auf die Stirn. Es steht fest, dass Flexibilität ein überlebenswichtiger Faktor ist. Der Ausweg aus dieser Situation führt über afb-Consulting. Wir helfen Ihnen schnell, den richtigen Weg zu bestimmen.

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afb-Vertragsverwaltung als Lösung

Vollständig digitales Backoffice auf Basis von Future-IT-Architecture

Mit einem neuen System besteht trotz zunächst anstehender Investition die Chance einer langfristigen Kosteneinsparung – und grundlegenden Erneuerung. Effiziente Prozesse und die Bereinigung gewachsener Strukturen sind erreichbar. Schließlich sind unterschiedliche Datenbestände, aus denen zunächst der juristische Bestand extrahiert werden muss und Inkonsistenzen, die es zu beheben gilt, in der Praxis eher die Regel anstatt die Ausnahme.

Die Lösung: Core-Services werden nur einmal implementiert und anschließend zentral in allen Konstellationen nutzbar gestellt, dies betrifft u. a. Partner und Rollen, Objekte, Produkte, Kalkulation und Risikoentscheidungen. Output Management, Dokumenten-Handling, Reporting mit Datawarehouse, Business Intelligence & Artificial Intelligence für die Auswertung von Big Data etc. runden die Funktionalität ab, klare IT-Strukturen sichern die Zukunftsfähigkeit.

Das ist die Modulgruppe Vertragsverwaltung der afb-Credit Management Solution

Auch wenn alle Bereiche der afb-CMS für Leasinggesellschaften einen Mehrwert bieten, soll für die Digitalisierung des Backoffice die Modulgruppe Vertragsverwaltung hervorgehoben werden.

Mit den umfangreichen Funktionen der Modulgruppe Vertragsverwaltung können Leasinggesellschaften wie auch alle anderen Finanzdienstleister ihre Vertragsverwaltung und -buchhaltung für die verfügbaren Geschäftsarten abwickeln, beispielsweise die Absatzfinanzierung für Kredit und Leasing oder die Einkaufsfinanzierung. Die vollautomatisierten Prozesse stellen sicher, dass alle standardisierten, wiederkehrenden Vorgänge der Vertragsverwaltung und -buchhaltung ohne manuelle Eingriffe erfolgen und damit deutlich schneller und fehlerfrei abgewickelt werden können.

Die Modulgruppe der afb-Credit Management Solution (afb-CMS) ermöglicht die Ausführung aller Geschäftsvorfälle der Vertragseröffnung, -bearbeitung und -beendigung. Im Bereich Absatzfinanzierung ergänzt ein vollständig integriertes Mahnwesen den Funktionsumfang.

Individuelle Kontenrahmen und Funktionalitäten für die automatisierte Verbuchung sämtlicher vertragsbezogener Erträge und Aufwände, Einnahmen und Ausgaben sowie Einzahlungen und Auszahlungen gewährleisten eine vollständige Vertragsbuchhaltung. Die automatisierte Verarbeitung des ein- und ausgehenden Zahlungsverkehrs und das Forderungsmanagement runden das Leistungsspektrum ab.

Über standardisierte Schnittstellen sind externe Systeme für Rechnungswesen, Meldewesen und Zahlungsverkehr integriert. Alle erforderlichen Informationen der Vertragsbuchhaltung werden an die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung der Hauptbuchhaltung und auf Wunsch an die Konzernbuchhaltung übergeben. Für den Bereich Leasing wird eine Anlagenbuchhaltung bereitgestellt oder integriert.

Das kann die Modulgruppe Vertragsverwaltung

  • Spezialisierte Module für die jeweiligen Nutzergruppen, z. B. Bankmitarbeiter, Mitarbeiter am Point of Sale
  • Standardisierte Geschäftsvorfälle für Geschäftsarten, z. B. Absatzfinanzierung für Kredit und Leasing oder Einkaufsfinanzierung
  • Unterstützung der Vertragseröffnung, d. h. Aktivierung/Valutierung für die Auszahlung und für den automatischen Rateneinzug oder Abbruch, falls der Vertrag nicht zustande kommt
  • Hohe Usability in der Vertragsbearbeitung, z. B. bei Änderungen am Objekt oder Produkt, Verlängerungen und Vertragseintritt eines anderen Leasingnehmers im Leasing oder z. B. bei Verlängerungen oder Sondertilgungen in der Einkaufsfinanzierung
  • Einfache Durchführung der regulären oder vorzeitigen Vertragsbeendigung, z. B. Widerruf oder Rücktritt in der Absatzfinanzierung
  • Durch Geschäftsvorfälle erzeugte Automatiken, die zum jeweiligen Fälligkeitstermin Funktionen ausführen und in der Vertragsbuchhaltung Buchungen vornehmen
  • Manuelle Buchungsvorgänge für besondere Vorfälle auf Basis vorgefertigter Buchungsmasken inklusive Vorbelegung und Plausibilitätsprüfung
  • Aufzeichnung sämtlicher Buchungen und Automatiken im Journal: zeitlich nach Valuta- und Buchungsdatum sowie Periode und sachlich nach z. B. Bereich, Mandant, Belegnummer, Belegposition, Belegtext, Betrag, Sach-, Personen- und Vertragskonto
  • Komfortable, zielgerichtete Suche von Daten über die Eingabe von Suchkriterien und die Auswahl von Sortierkriterien und Suchfiltern
  • Buchungskreisspezifische Anlage und Pflege des erforderlichen Kontenrahmens, Festlegung der Limite und Salden sowie der personen- oder vertragsbezogenen Zahlungsverkehrskonten
    Automatisierter Ausgleich von Forderungen im Rahmen des integrierten Forderungsmanagements und manueller Ausgleich für nicht erkannte Positionen
  • Integriertes, standardisiertes Mahnwesen mit Mahnhistorie und Übersicht über die aktuellen Rückstände in den unterschiedlichen Mahnstufen
  • Spezielle Buchungsfunktionen für den vollautomatischen Zahlungsverkehr mit Schnittstellen zu Zahlungsverkehrssystemen, um die Zahlungen im Interbankenverkehr zur Ausführung zu bringen
  • Übertragung von mit zusätzlichen Informationen angereicherten Buchungen der Vertragsbuchhaltung mindestens täglich an die Hauptbuchhaltung über standardisierte Schnittstellen und Sicherstellung der korrekten Übertragung über Abstimmfunktionen
  • Bereitstellung von Informationen für das Meldewesen und Controlling über standardisierte Schnittstellen

Vorteile von afb-Vertragsverwaltung

Vorteile Modulgruppe Vertragsverwaltung

  • Durchgängiges System: Der gesamte Lebenszyklus eines Vertrages von der Vertragseröffnung über die Bearbeitung bis zur Beendigung wird in einem durchgängigen, webbasierten System abgebildet.
  • Freie Wahl der Vertriebskanäle: Die Funktionen der Vertragsverwaltung und -buchhaltung werden nicht mehr nur durch Mitarbeiter des Finanzdienstleisters ausgeführt, sondern auch Mitarbeitern am Point of Sale (POS) sowie im Außendienst und weiteren in die Geschäftsabwicklung involvierten Partnern zur Verfügung gestellt.
  • Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit: Bisherige Front- und Backoffice-Funktionen werden für alle Geschäftsarten in einem durchgängigen, webbasierten System abgebildet. Dadurch steigen Effizienz, Qualität und Kundenorientierung erheblich und ermöglichen so eine erfolgreiche Differenzierung am Markt.
  • Hoher Automatisierungsgrad: Die Lösung ist auf hohe Stückzahlen, standardisierte Prozesse und automatisierte Abwicklung der Vertragsbewirtschaftung ausgelegt. Bei Bedarf unterstützt das System autorisierte Mitarbeiter auch bei der manuellen Bearbeitung.
  • Integration mit Subsystemen: Über standardisierte Schnittstellen werden die marktgängigen Systeme für Rechnungswesen, Meldewesen und Zahlungsverkehr integriert.
  • Flexible Finanzprodukte: Flexible Finanzprodukte für spezifische Geschäftsarten können ohne Beschränkungen zwischen Front- und Backoffice in kürzester Zeit bereitgestellt werden.
  • Mehrwährungsfähigkeit: Die Modulgruppe unterstützt landesspezifische Formate. Die Verwaltung von Landeswährungen und -kursen stellt insbesondere für international agierende Unternehmen eine wichtige Voraussetzung dar.
  • Mandantenfähigkeit: Für jede Geschäftsart werden mehrere Buchungskreise/Mandanten unterstützt. Pro Mandant beinhaltet dies einen eigenen Kontenrahmen, eigene Zahlungsverkehrskonten, eigene Hauptbuchkonten sowie jeweils spezifisch eingerichtete Ex- und Importfunktionen für den Zahlungsverkehr, den Hauptbuchexport und den Nebenbuchimport.
  • Lokale und internationale Rechnungslegung: Eine parallele Rechnungslegung nach lokalen und internationalen Rechnungslegungsvorschriften, z. B. Handelsgesetzbuch (HGB) und International Financial Reporting Standards (IFRS), durch Kontenbereiche in der Vertragsbuchhaltung ist jederzeit möglich. In der Anlagenbuchhaltung wird die parallele Rechnungslegung durch die Bewertungsbereiche kalkulatorisch, fiskalisch, lokal und international gewährleistet.
  • Ordnungsgemäße Rechnungslegung: Alle handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an Systeme der Rechnungslegung werden unterstützt. Dazu gehören beispielsweise die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung und DV-gestützter Buchführungssysteme (GoB, GoBS), Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die in diesem Zusammenhang vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) herausgebrachten Verlautbarungen.
  • Flexible Ausführung von Aufträgen: Die Automatikfunktion ist nicht an festgelegte Batchläufe gebunden, sondern kann das Tagesgeschäft durch die Wahl beliebiger Ausführungstermine deutlich entzerren.
  • Zentrale Sicht auf alle Verträge: Die Daten können aus Sicht sowohl eines einzelnen Vertrags als auch aller Verträge in Echtzeit dargestellt werden.

afb-Vertragsverwaltung ist Teil der afb-CMS

Eigenständige Einheit und trotzdem Teil eines einmaligen „Großen Ganzen“

Für die Digitalisierung des Backoffice von Leasinggesellschaften ist die Modulgruppe afb-Vertragsverwaltung ein zentraler Bestandteil der Business Solution afb-CMS. Getreu dem konsequenten modularen Prinzip kann die Modulgruppe von Leasinggesellschaften eigenständig genutzt werden. Neben der Vertragsverwaltung sind aber noch weitere Bausteine relevant. Hervorzuheben sind unter anderem die Modulgruppen:

  • Vertragsbuchhaltung
  • Rechnungsverwaltung
  • Refinanzierung 
  • Sicherheitenverwaltung
  • Statistik

Im Folgenden erhalten Sie einen kleinen Einblick in die Modulgruppen der afb-CMS, wobei die afb-Vertragsverwaltung farblich rot hervorgehoben ist und die weiteren genannten Modulgruppen schwarz gekennzeichnet sind.

Vorteile der Business Solution

Flexible Vertriebsunterstützung

Verlagerung von Backoffice-Prozessen (z. B. Berechnung vorzeitiger Ablöse-Angebote) ins Frontoffice, Integration von Risk Adjusted Pricing, Cross- und Upselling
Vorteile der Business Solution

Mehr Effizienz

Effiziente, strukturierte und weitgehend automatisierte Bearbeitung des Tagesgeschäfts sowie automatisierte Prüfung und Nachforderung von Unterlagen
Vorteile der Business Solution

Multi-Channel-Vertrieb

Mandantenfähige Lösung für alle Vertriebskanäle (Filiale, Callcenter, Außendienst, Internet), gleichermaßen für private und gewerbliche Kunden
Vorteile der Business Solution

Multi-Device-Fähigkeit

Optimierung für alle gängigen Endgeräte (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) und Nutzer (Kunde im Internet, Verkaufsberater mit Tablet etc.)
Vorteile der Business Solution

Durchgängiges System

Abbildung sämtlicher Anforderungs-, Angebots-, Antrags-, Vertrags- und Remarketingprozesse in einer durchgängigen webbasierten Lösung mit automatisierter Kreditentscheidung und -bearbeitung, Valutierung und Vertragsverwaltung
Vorteile der Business Solution

Automatisierung

Steuerung sämtlicher Finanzierungs- und Leasinggeschäfte für private und gewerbliche Kunden über standardisierte, automatisierte Prozesse
Vorteile der Business Solution

Modulare Architektur

Optimale Anpassung an kundenindividuelle Anforderungen durch modularen Aufbau aus standardisierten Komponenten
Vorteile der Business Solution

Internationaler Einsatz

Jederzeit mehrsprachig und mit der Währung des Zielgebiets nutzbar
Vorteile der Business Solution

Datenvervollständigung und -prüfung

Hohe Benutzerfreundlichkeit durch Komfort-Services wie automatische Datenvervollständigung und -validierung
Vorteile der Business Solution

Einfache Integration

Serviceorientierte Architektur für einfache Integration in heterogene Systemlandschaften

Interesse? So geht es weiter:

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Unsere Experten, u. a. Dr. Lars Rüsberg stehen Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung.

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