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Kundenwunsch

End-to-End-Digitalisierung mit Early-Scan-Ansatz

Der Wunsch nach einer Digitalisierung des Dokumentenmanagements ist nicht neu und zieht sich durch alle Branchen. Dies wird regelmäßig durch eine Vielzahl von Studien bestätigt. Laut der Ergebnisse einer Bitkom-Studie nutzen 60 Prozent aller befragten Unternehmen und sogar 90 Prozent der großen Konzerne Softwaretechnologien für die digitale Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten aller Art. Einer anderen Studie zufolge gibt fast jedes vierte Unternehmen (23 Prozent) an, in nächster Zeit Investitionen in eine umfassende Softwarelösung für die digitale Dokumentenverwaltung tätigen zu wollen.

Über was die Studien aber wenig berichten, ist folgender Aspekt: Sie berücksichtigen nicht, wie groß der Anteil ist, der vom Dokumentenmanagement digitalisiert wird. So gibt es beispielsweise fundamentale Unterschiede zwischen dem „Late-Scan-“ und „Early-Scan-Ansatz“. Beim sogenannten Late Scan werden die Unterlagen dem Finanzdienstleister meist noch per Post zugeschickt und durch Dienstleister zentral gescannt, bevor die Scans dann bearbeitet werden können. Aber erst der Early Scan, bei dem der Endnutzer wirksam in die Digitalisierung einbezogen wird, sorgt für eine Digitalisierung end-to-end und erspart manuelle Tätigkeiten wie die Sichtung und teils aufwändige, „richtige“ Zuordnung eingehender Unterlagen.

Herausforderung

Exponentiell steigende Anforderungen an die IT

Verlagert man im Rahmen komplexer Dokumentenprozesse die Digitalisierung weg vom Finanzdienstleister (Late Scan) hin zum Endnutzer (Early Scan), führt dies unweigerlich zu exponentiell ansteigenden Anforderungen an die IT-Lösung. Es können neue Fehler entstehen, zusätzliche Korrekturschleifen werden nötig. Viele Lösungen auf dem Markt können diese Unschärfen nicht abfangen bzw. bieten hier nicht den erforderlichen Komfort.

Der Mehrwert von Lösungen für digitales Dokumentenmanagement kommt erst zum Tragen, wenn es auch bei komplexen Dokumenten und Prozessen ein komfortables Handling erlaubt. So wünschen sich Unternehmen – insbesondere Finanzdienstleister – u. a. die Möglichkeit, die eingesendeten digitalen Dokumente auch bearbeiten zu können, Nachsendungen zu integrieren, für die Bearbeitung zu selektieren und vielleicht – ganz einfach – in ihrer Reihenfolge zu korrigieren usw.

Lösung

Early-Scan-Digitalisierung und exzellenter Bedienkomfort

  • Über Konfiguration bzw. über eine Schnittstelle werden die notwendigen Informationen geliefert, welche Dokumente im Zuge des Prozesses durch den Kunden oder Vermittler zur Verfügung gestellt werden müssen (Standarddokumenttypen ebenso wie spezielle Dokumente, z. B. aufgrund von Auflagen aus der Kreditentscheidung).
  • Diese können dann über Upload-Snippets gesammelt oder einzeln im Zuge der entsprechenden Prozessworkflows seitens Ihrer Kunden „eingereicht“ werden.
  • Die Einreichung erfolgt entweder per „Web-Upload“ (sofern Ihrem Kunden die Dokumente bereits digitalisiert vorliegen) oder über die afb-Digitizer-App (für iOS/Android), die über die impliziten Bildoptimierungsprozesse für eine hohe Qualität der übermittelten Dateien sorgt.
  • Im Zuge des Uploads der Dokumente erfolgt zugleich die automatisierte Zuordnung und ggf. ein Auslesen der Inhalte mittels OCR.
  • Prüfung der Dokumente im afb-Dokumentenportal: Einerseits kann der Kunde sehr transparent nachvollziehen, welche Dokumente er zur Verfügung gestellt hat, andererseits nutzt der Finanzdienstleister – mit erweiterten Ansichten, Funktionalitäten und Rechten – das Portal, um die eingegangenen Dokumente revisionssicher zu prüfen und freizugeben – auch in einem n-Augen-Prinzip mit Logging aller Voten und Einzelentscheidungen.

  • Da Dokumente nicht immer in der richtigen Reihenfolge vorliegen, können Sie über ADDM die Dokumente mit einem Klick in einzelne Seiten aufteilen, verschieben, drehen oder entfernen. Im Zuge dessen können auch etwaige Nachforderungen von Dokumenten an den Vertriebspartner und/oder Kunden initiiert und nachverfolgt werden.
  • Sobald alle Dokumente vollständig geprüft wurden (und weitere Prozessschritte, z. B. Auszahlungen, veranlasst sind), können diese automatisiert über eine Schnittstelle an ein bestehendes Archivsystem übertragen werden.
Business Case

Digital Onboarding B2C

Auch wenn sich zusehends immer mehr Unternehmen der Digitalisierung des B2B-Geschäfts widmen, bleibt Digital Onboarding im B2C-Bereich ungebrochen wichtig. Ein perfektes Digital Onboarding hat sich hier mittlerweile zum Standard herausgebildet bzw. gilt als existenziell. afb Application Services war eines der ersten Unternehmen, das den Prozess von der Orientierungsphase bis hin zum Vertragsabschluss komplett digital und medienbruchfrei abgebildet hat.

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Digital Onboarding B2B

Aktuell beschäftigt sich ein großer Teil der Finanzdienstleister mit Digital Onboarding, deren Geschäftsmodelle auf dem B2B-Geschäft gründen. Mithilfe von afb können auch im B2B-Bereich tätige Unternehmen den Prozess digital gestalten. Dabei beschränkt sich die Digitalisierung nicht nur auf das Onboarding. Auch das täglich stattfindende Folgegeschäft wird digital und wesentlich effizienter.

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Digitale Refinanzierung

Finanzdienstleister wünschen sich zusehends, Refinanzierungspakete auf Knopfdruck ermitteln zu können. Es ermöglicht Antragstellern, sich bedarfsgerechter zu refinanzieren und flexibler auf die komplexer werdenden Ankaufspolicies der Refinanzierer zu reagieren. afb hat dafür eine schlanke IT-Lösung entwickelt.

Zur Digitalen Refinanzierung

Business Case

Digitale Immobilienfinanzierung

Sie suchen nach einer Lösung, mit der Sie den Kunden begeistern wollen? Der Interessent hat bei einer digitalen Immobilienfinanzierung die gleichen Erwartungen an das „Einkaufserlebnis“, wie er es bereits vom digitalen Kauf von Konsumgütern gewöhnt ist. Er will komfortablen Zugriff auf alle Finanzierungsoptionen, medienbruchfrei, keine Wartezeiten usw. Mit dieser Lösung können Sie die Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen und sie gewinnen.

Zur Digitalen Immobilienfinanzierung

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Digitales Leasing Backoffice

Das Herzstück einer jeden Leasinggesellschaft ist das Core-System für die stabile und effiziente Abwicklung des Geschäfts. Sieht aber Ihr Herzstück wie ein Strauß von Lösungen mit unterschiedlichen Strukturen und Funktionalitäten aus, weil es mittlerweile schon veraltet ist? afb hat eine modulare Gesamtlösung, die die vollständige Digitalisierung des Backoffice ermöglicht. Zugleich basiert die Lösung auf modernster „Future-IT“.

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Business Case

Digitale Fahrzeug- und Produktdaten

Moderne ERP-Systeme für Kredit und Leasing benötigen eine umfassende, aktuelle und homogene Datenbasis, um die Effizienz der Prozesse und Qualität der Entscheidungen zu gewährleisten. In unserer Rolle als ganzheitlich agierender Innovations- und Transformationspartner stellen wir bereits seit Jahren eine maßgeschneiderte und systemoptimierte Datenversorgung für die Kunden unseres umfassenden afb Credit Management Systems (afb-CMS) sicher.

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Business Case

Maturity CheckUp

Mehr denn je ist es überlebenswichtig, so digital wie möglich zu sein. Diejenigen Unternehmen, deren Prozesse digital funktionieren, sind flexibler und robuster als diejenigen, bei denen das nicht der Fall ist. Deshalb lohnt es sich, den eigenen digitalen Status neu zu überprüfen. Mit dem afb Digital Maturity CheckUp steht Ihnen ein schlankes Beratungstool zur Verfügung, das in seiner Durchführung und dem angestrebten Ergebnis auf diese Fragestellung zugeschnitten ist.

Business Case

Future-IT-Architecture

Kann Ihre IT mit den exponentiell ansteigenden Anforderungen, die durch König Kunde, steigenden Innovationsdruck, zunehmende Sicherheitsbestimmungen und stetig wechselnde Regulatorik hervorgerufen werden, Schritt halten? Treibt diese Frage auch Ihnen die Sorgenfalten auf die Stirn. Es steht fest, dass Flexibilität ein überlebenswichtiger Faktor ist. Der Ausweg aus dieser Situation führt über afb-Consulting. Wir helfen Ihnen schnell, den richtigen Weg zu bestimmen.

Zu Future-IT-Architecture

Advanced Digital Document Management:

End-to-End-Digitalisierung in Perfektion

Unser Business Service ADDM wird als „Software as a Service“ (SaaS) angeboten und kann in Ergänzung der bestehenden IT-Systeme auf Basis einer modernen, offenen Architektur modular genutzt werden. Dadurch, dass die IT-Infrastruktur über afb bereitgestellt wird, ist eine Installation nicht erforderlich. Sie arbeiten ausschließlich mit Ihrem Internet-Browser – unter Beachtung höchster Anforderungen an die IT-Security.

ADDM im Überblick

Der afb Business Service „Advanced Digital Document Management“ unterstützt eine End-to-End-Digitalisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Erfassung, Speicherung und Kommunikation zeitkritischer Informationen und überführt den Late-Scan- in einen Early-Scan-Prozess.

Leistungen Advanced Digital Document Management

  • End-to-End-Digitalisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse mit umfassender (bank-)fachlicher Unterstützung

  • Übermittlung, Verwaltung, Betrachtung, Analyse und Verarbeitung elektronischer Dokumente und Informationen durch unterschiedliche Stakeholder
  • Einbindung unterschiedlicher Eingangskanäle (Upload direkt, afb-Digitizer-App, per E-Mail)
  • Einfache Anbindung an beliebige Systeme per standardisierter Oberfläche und Schnittstellen, angepasst an das jeweilige Corporate Design
  • Optionale Komfortfunktionalitäten wie Synchronisation mit ECM-/DMS-Lösungen, Inhaltsextraktion durch optische Texterkennung (OCR) und automatische Zuordnung durch intelligente Mustererkennung
  • afb-Digitizer-App: Automatische Aufbereitung gescannter Dokumente, Auslesen des QR-Codes, gesicherte Übertragung von Dokumentenbundles mit Meta-, Bild- und Inhaltsdaten

Vorteile

auf einen Blick

  • Mehr Effizienz: Die Verwandlung des Late-Scan- in einen Early-Scan-Prozess führt zu deutlich geringeren Durchlaufzeiten und mehr Flexibilität bei der Erfassung, Speicherung und Kommunikation zeitkritischer Informationen. 
  • Zufriedenere Kunden: Die engere Interaktion und schnellere Reaktion wirken sich positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.
  • Höhere Qualität: Die automatische Verarbeitung extrahierter Daten führt zu einer Verringerung der Fehlerquote manueller Arbeitsschritte und zu erhöhter Datenqualität.
  • Geringere Kosten: Eine reduzierte Fehlerquote und mehr Effizienz durch einen höheren Automatisierungsgrad führen zu geringeren Kosten.
  • Höhere Sicherheit: Extraktion, Analyse, Übertragung und Verarbeitung von Daten werden nach den Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit durchgeführt.

Interesse?

Flexibel werden und flexibel bleiben!

Möchten Sie erfahren, wie umfassend und komfortabel für alle Beteiligten digitales Dokumentenmanagement sein kann? Dann lernen Sie die Lösung von afb doch mal kennen!

Persönliches Gespräch

 

Unsere Experten, u. a. Enrico Moritz, stehen Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung.

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Erfolgreiche Praxisumsetzungen auf einen Blick

Hat Ihnen unser Business Case zu Digital Document Management gefallen? Dann sehen Sie sich doch weiter um! Im Folgenden sehen Sie eine Übersicht unserer wichtigsten Business Cases. Es handelt sich um Beispiele, wie afb-Kunden unsere IT- und Consultingleistungen in ihrem individuellen Umfeld erfolgreich nutzen.